Sprawozdanie finansowe za rok 2024 dla sp. z o.o. – jak i gdzie złożyć?

Każda spółka z o.o. musi stworzyć sprawozdanie finansowe za miniony rok. Jest to ważny obowiązek prawny. Dzięki niemu firma zachowuje przejrzystość wobec organów nadzorczych. W naszym poradniku krok po kroku wyjaśnimy, jak przygotować ten dokument. Pokażemy również, gdzie należy go złożyć. Podpowiemy też, na co zwrócić szczególną uwagę podczas tworzenia sprawozdania finansowego, aby uniknąć błędów.

Sprawozdanie finansowe pokazuje sytuację majątkową i finansową spółki. Tworzą je m.in. bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe. Dokument ten dostarcza rzetelne dane o przychodach, kosztach i wyniku finansowym firmy za dany okres. Dzięki temu wszyscy zainteresowani – od organów po udziałowców – lepiej rozumieją sytuację firmy i mogą podejmować świadome decyzje.

Zgodnie z polskim prawem (ustawa o rachunkowości) każda spółka z o.o. ma ten obowiązek. Dotyczy to zarówno małych, średnich, jak i dużych firm. Nie ma znaczenia poziom przychodów ani liczba pracowników. Zarząd musi przygotować dokumenty za każdy rok obrotowy. Następnie składa je do Krajowego Rejestru Sądowego oraz właściwego urzędu skarbowego. Dzięki terminowemu złożeniu unikniesz niepotrzebnych kar oraz problemów formalnych.

Sprawozdanie finansowe za rok obrotowy trzeba przygotować i przedstawić wspólnikom do zatwierdzenia. Jest na to maksymalnie 3 miesiące od dnia bilansowego. Następnie zgromadzenie wspólników musi zatwierdzić dokument. Ten etap powinien zakończyć się w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku. Po uzyskaniu zatwierdzenia czas na formalności. Sprawozdanie finansowe trzeba złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Jednocześnie należy pamiętać o urzędzie skarbowym, ponieważ tam dokument należy złożyć w terminie do 10 miesięcy od dnia bilansowego.

Weźmy przykład dla jasności. Spółka Pierwsza sp. z o.o. miała rok obrotowy od 1 stycznia do 31 grudnia 2024. Dlatego przygotowała i przedstawiła sprawozdanie finansowe wspólnikom najpóźniej 31 marca 2025. Następnie zatwierdziła je na zgromadzeniu do 30 czerwca 2025. Gotowy dokument złożyła w KRS 15 lipca 2025. Do urzędu skarbowego dostarczyła sprawozdanie do 31 października 2025. Dzięki temu uniknęła kar i zachowała zgodność z prawem.

Sprawozdanie finansowe można składać elektronicznie lub tradycyjnie. Poniżej znajduje się wyjaśnienie obu metod krok po kroku.

Dla wersji elektronicznej należy użyć systemu eKRS (Art. 56 KSH) lub platformy ePUAP. Potrzebujesz do tego profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Następnie trzeba przesłać dokument jako plik XML. Dzięki temu sprawozdanie finansowe trafi od razu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Ta metoda przyspiesza cały proces. Dodatkowo nie trzeba odwiedzać sądu osobiście. Można też skorzystać z usługi S24. Wtedy załącza się plik XML razem z wygenerowanym potwierdzeniem i oświadczeniem o braku zmian.

Wersję papierową należy złożyć w formie wydruku. Trzeba przekazać ją do właściwego sądu rejestrowego. Dokument ten musi podpisać cały zarząd. Dodatkowo czasami potrzebne jest poświadczenie od biegłego rewidenta (Art. 64 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Ten wymóg dotyczy większych spółek, na przykład gdy przekroczą określone limity.

Tradycyjna forma jest dopuszczalna, jeśli nie posiada się dostępu do kanałów elektronicznych, tzn. można z niej skorzystać także wtedy, gdy brakuje Ci narzędzi do podpisu elektronicznego.

Pamiętaj o urzędzie skarbowym! Obowiązkowo należy tam przesłać kopię zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałą o zatwierdzeniu (§ 24 ust. 1 rozporz. MF). Wersję papierową należy złożyć osobiście lub wysłać listem poleconym.

Proces elektronicznego składania sprawozdania finansowego obejmuje kilka etapów. Najpierw generuje się plik XML z dokumentacji. Następnie korzysta się z systemu eKRS (Art. 56 KSH) lub platformy ePUAP. Wymagany jest przy tym profil zaufany albo podpis kwalifikowany.

Po przesłaniu pliku XML dokumentacja trafia bezpośrednio do Krajowego Rejestru Sądowego. Skutkuje to przyspieszeniem procedury. Eliminuje też konieczność wizyt w sądzie. W przypadku korzystania z usługi S24, do pliku XML dołącza się wygenerowane potwierdzenie.

Ostatecznie KRS i urząd skarbowy wydają potwierdzenie przyjęcia dokumentów. Cały proces kończy się tym etapem. Dzięki elektronicznemu złożeniu sprawozdanie finansowe spełnia wymogi prawne bez zbędnych komplikacji.

Pierwszy etap wymaga zebrania czterech dokumentów. Konieczny jest plik XML ze sprawozdaniem finansowym. Potrzebna będzie również uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty. Trzeci dokument to uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Ostatnim elementem jest sprawozdanie z działalności zarządu.

Plik XML zawiera sprawozdanie finansowe w formie cyfrowej. Obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz objaśnienia do wybranych pozycji. Ważne jest generowanie tego pliku zgodnie ze schematem Ministerstwa Finansów. Dzięki temu wszystkie sekcje otrzymują właściwe oznaczenia w strukturze dokumentu.

Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty formalizuje decyzję wspólników. Określa przeznaczenie zysku netto lub sposób pokrycia ewentualnej straty. Dokument musi zawierać tytuł, datę, proponowane kwoty oraz podpisy udziałowców.

Kolejna uchwała zatwierdza sprawozdanie finansowe. Stanowi potwierdzenie przyjęcia dokumentów od zarządu przez wspólników. W treści należy odnieść się do bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.

Sprawozdanie z działalności zarządu opisuje najważniejsze wydarzenia minionego roku. Zawiera przytoczone dane liczbowe oraz plany na kolejny okres. Dokument wymaga podpisów wszystkich członków zarządu.

Dokumenty muszą spełniać wymogi formalne. Plik XML powinien przejść walidację struktury i być gotowy do podpisu elektronicznego. Uchwały i raport zarządu potrzebują czytelnych nagłówków. Wskazany jest logiczny podział na punkty oraz wyznaczone miejsca na podpisy. Uchwały mogą przyjąć formę dokumentów tekstowych (DOCX lub PDF). Wymagają akapitów opisujących przedmiot decyzji oraz podpisów pod spodem.

Wzory plików XML dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów. Większość systemów księgowych umożliwia ich generowanie. Dotyczy to np. enova365, Comarch ERP czy wfirma. Gotowe formularze uchwał można pobrać z biblioteki szablonów Krajowego Rejestru Sądowego lub strony ePUAP. Sprawozdanie z działalności zarządu często dostępne jest w panelu raportowym systemu księgowego. Po przygotowaniu i podpisaniu dokumentów załącza się je do wniosku w systemie eKRS lub przesyła przez platformę e-Deklaracje.

W drugim etapie należy utworzyć nowy folder na pulpicie. Zalecana nazwa to np. „Sprawozdanie_2024”. W tym folderze przechowujemy wszystkie dokumenty przygotowane wcześniej.

Plik XML zawierający sprawozdanie finansowe powinien mieć czytelną nazwę. Przykładowo „sprawozdanie finansowe za rok 2024.xml”. Uchwały oraz raport zarządu zapisuje się w formatach PDF lub DOCX. W ich nazwach również umieszcza się datę i typ dokumentu.

Takie uporządkowanie zapewnia przejrzystość. Wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu. To znacznie ułatwia późniejsze elektroniczne podpisywanie. Dodatkowo przyspiesza załączanie dokumentów w systemach eKRS lub e-Deklaracje.

Aby rozpocząć proces składania, należy otworzyć przeglądarkę internetową. Wprowadza się tam adres https://prs.ms.gov.pl/krs. Na stronie głównej wybiera się opcję „RDF – bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.

Po kliknięciu przycisku „Zaloguj” system przekierowuje użytkownika do panelu uwierzytelniania. W tym miejscu można rozpocząć przesyłanie dokumentów. Dotyczy to również pliku XML ze sprawozdaniem finansowym. Cały proces odbywa się online bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania. Nie wymaga też aktualizacji istniejących narzędzi.

Rejestracja nowego zgłoszenia rozpoczyna się od przejścia do sekcji „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.

Następnie wybiera się opcję „Dodaj zgłoszenie”.

Potem należy wprowadzić numer KRS spółki i wyszukać ją w bazie danych.

Po znalezieniu firmy nadaje się zgłoszeniu roboczą nazwę. Przykładowo „Sprawozdanie finansowe 2024 r.”. W formularzu określa się okres, za jaki składane są dokumenty. Potem, jako rodzaj zgłoszenia wybiera „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”.

Kolejny etap to formularz dodawania dokumentów. Jako pierwszy załącza się plik XML ze sprawozdaniem finansowym. Należy wpisać datę sporządzenia dokumentu. Rodzaj dokumentu określa jako „Roczne sprawozdanie finansowe”.

Następnie dodaje się uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Analogicznie wprowadza się datę i typ dokumentu. Wybiera się odpowiedni plik z umową podziału.

Kolejno załącza się uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Wymaga to ponownego wskazania daty i kategorii dokumentu. Ostatnim elementem jest dodanie sprawozdania z działalności zarządu z odpowiednimi danymi.

Po zapisaniu wszystkich czterech dokumentów przechodzi się do ekranu podsumowania. Klikając „Dalej”, kontynuuje się proces.

Ostatnia faza obejmuje weryfikację zgłoszenia. Podpisuje się dokumenty elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Należy zaznaczyć przynajmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji spółki.

Wybierając sposób uwierzytelnienia, loguje się do profilu zaufanego. Podpisuje zgłoszenie kodem SMS. Następnie wysyła do repozytorium dokumentów finansowych.

Po pomyślnym przesłaniu system generuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Dalsze czynności związane z kontrolą formalną przejmuje już Krajowy Rejestr Sądowy.

Składanie sprawozdania finansowego nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Wystarczy zebrać odpowiednie dokumenty. Następnie generuje się plik XML zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów. Kolejny etap to poprawne wypełnienie uchwał oraz raportu zarządu. Potem przesyła się całość przez system eKRS.

Cały proces jest przejrzysty. Wspierają go gotowe szablony z KRS i ePUAP oraz narzędzia online. Dzięki elektronicznemu przesłaniu dokumentów unika się wizyty w sądzie. Skraca się też czas formalności. Przy odrobinie uwagi wszystkie etapy realizuje się sprawnie. Dodatkowo można uniknąć stresu.

Zapraszamy do śledzenia naszych kanałów na Facebooku i Instagramie. Regularnie publikujemy tam praktyczne porady księgowe. Zapraszamy też do korzystania z poradników na naszym blogu. Wyjaśniają one przystępnie nawet skomplikowane procesy.

W razie wątpliwości oferujemy bezpłatne konsultacje z zespołem ekspertów. Pomagamy w sprawach związanych z sprawozdaniem finansowym i nie tylko.