E-faktura krok po kroku 2025 – od wystawienia do archiwizacji

Żyjemy w cyfrowej rzeczywistości. Wdrożenie e‑faktury gwarantuje zgodność z ustawą o VAT (Dz.U. nr 54/2004) oraz wymogami JPK_FA. Natomiast opatrzenie dokumentu podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną zapewnia jego autentyczność, integralność i czytelność. Dzięki temu proces e‑faktura krok po kroku 2025 obejmuje konfigurację systemu, generowanie w formacie XML i PDF, wysyłkę oraz bezpieczną archiwizację (min. 5 lat), co znacznie usprawnia codzienną pracę działów księgowości.

Podstawy prawne fakturowania elektronicznego wynikają z ustawy o VAT (Dz.U. nr 54/2004). Od 1 stycznia 2022 r. wynikają także z obowiązującego Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), opartego na strukturze JPK_FA w formacie XML (UBL, SAF‑T). Dodatkowo wprowadzona została implementacja dyrektywy UE 2014/55/UE dotyczącej fakturowania w zamówieniach publicznych. Wymaga ona stosowania standardów interoperacyjności w relacjach B2G i jest coraz częściej używana w B2B.

E‑faktura to dokument elektroniczny umożliwiający automatyczne przetwarzanie danych. Jest on wzbogacony o metadane takie jak kody GTU czy identyfikatory transakcji, co zdecydowanie wyróżnia go od faktury papierowej. Integralność i autentyczność dokumentu potwierdzane są poprzez podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczną lub kwalifikowany znacznik czasu (art. 106n ustawy o VAT) .

Korzystanie z e‑faktur było dobrowolne od 2022 r. Jednak od 1 lipca 2024 r. staje się obowiązkowe dla przedsiębiorców współpracujących z sektorem publicznym. Od 2025 r. obejmie wszystkich podatników VAT (również zwolnionych).  Obowiązki podatnika obejmują zapewnienie poufności, integralności i trwałości przechowywania dokumentów (min. 5 lat), bez konieczności uzyskiwania zgody kontrahenta — wystarczy techniczna gotowość obydwu stron.

Każda faktura elektroniczna musi zawierać komplet danych identyfikacyjnych sprzedawcy i nabywcy. Należą do nich NIP, nazwa, forma prawna, adres – tak, aby dokument spełniał wymogi JPK_FA i nie został odrzucony podczas automatycznej weryfikacji. W przypadku nabywcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą dopuszczalne jest użycie adresu zamieszkania zamiast adresu siedziby.

Numer faktury i daty – wystawienia i sprzedaży – muszą być czytelne, w chronologicznej numeracji i podane w formacie RRRR‑MM‑DD, co jest niezbędne dla prawidłowego przetwarzania i księgowania dokumentu. Błędny zapis może skutkować koniecznością korekty lub odrzuceniem faktury przez odbiorcę czy KSeF .

Opis transakcji powinien być szczegółowy (nazwa, kod GTU, ilość, jednostka, cena netto), a następnie wyliczana wartość netto, VAT i brutto zgodnie z obowiązującymi stawkami (0%, 5%, 8%, 23%). Na końcu dokument musi być zabezpieczony – podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub znacznikiem czasu – aby spełniać wymogi autentyczności i integralności według art. 106n VAT, co chroni przed manipulacją i zapewnia trwałość dokumentu przez wymagany okres przechowywania.

Warto zacząć od rejestracji w bezpłatnym systemie Ministerstwa Finansów — efaktura.gov.pl. Należy to zrobić z wykorzystaniem Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Dzięki temu możliwy jest dostęp do platformy PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) i przesyłanie faktur w formatach XML zgodnych ze strukturami JPK_FA lub UBL. Połączenie API PEF z systemem księgowym, bankiem (np. PSD2), sklepem internetowym lub magazynem umożliwia automatyczne generowanie faktur tuż po zatwierdzeniu zamówienia i otrzymaniu potwierdzenia płatności.

Szablon e‑faktury powinien zawierać logo, dane firmy, numer rachunku i warunki płatności, a także być zgodny ze strukturą JPK_FA. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przetwarzanie i szybkie rozliczenia. Zaleca się także wykonanie testów w środowisku sandbox lub wysłanie próbnych faktur. Pozwala to zweryfikować poprawność XML i PDF (NIP, daty, pozycje, stawki VAT), co zapobiega błędom i konieczności wystawiania korekt.

W serwisie efaktura.gov.pl każdy etap – od wprowadzenia danych transakcji po wygenerowanie plików XML i PDF – odbywa się automatycznie. Ze wbudowaną weryfikacją poprawności. Zabezpieczony podpisem elektronicznym dokument można szybko wysłać e‑mailem lub przez platformę EDI, z natychmiastowym potwierdzeniem doręczenia.

Pierwszym krokiem jest zalogowanie do systemu efaktura.gov.pl przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Po wejściu do panelu należy wybrać opcję „Nowa faktura” i uzupełnić wszystkie wymagane pola: NIP sprzedawcy i nabywcy, daty wystawienia i sprzedaży, numer ciągły faktury oraz szczegóły transakcji. System automatycznie waliduje poprawność formatu NIP i zgodność dat, a w przypadku niezgodności wyświetla komunikaty o błędach, co eliminuje ryzyko odrzucenia pliku podczas późniejszej weryfikacji JPK_FA.

Po wprowadzeniu danych system umożliwia eksport dokumentu w formatach XML (zalecane UBL lub struktura JPK_FA) oraz PDF do wglądu wizualnego. W praktyce rekomenduje się wygenerowanie obu wersji – XML jako dokument właściwy do automatycznego przetwarzania oraz PDF jako załącznik czytelny dla odbiorcy. W systemie e‑faktura.gov.pl wystarczy jedno kliknięcie „Eksportuj”, a pliki pojawią się w zakładce „Dokumenty do wysyłki”. Dzięki temu proces fakturowania staje się szybki i pozbawiony konieczności ręcznej konwersji plików.

Zgodnie z art. 106n ustawy o VAT, każda e‑faktura wymaga potwierdzenia autentyczności nadawcy oraz integralności treści. System e‑faktura.gov.pl integruje się z profilami zaufanymi i usługami certyfikacyjnymi, pozwalając na dodanie podpisu elek­tro­nicz­nego kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej bezpośrednio w panelu. Alternatywnie, można dołączyć kwalifikowany znacznik czasu, który gwarantuje niezmienność dokumentu w przyszłości. W praktyce podpis jest nakładany automatycznie po zatwierdzeniu faktury – co zabezpiecza przed późniejszą edycją pliku i spełnia wymogi przechowywania.

Wysyłka e‑faktury odbywa się dwojako:

• E‑mail z załącznikiem – po wygenerowaniu PDF i XML system pozwala wysłać je na wskazany adres kontrahenta, automatycznie dodając w treści wiadomości klauzulę o formie elektronicznej dokumentu.
• Platforma e‑fakturowa – wykorzystanie mechanizmu EDI lub usługi B2B w ramach efaktura.gov.pl gwarantuje bezpieczną transmisję i śledzenie dostarczenia.

Obie opcje spełniają wymogi prawne, jednak platforma rządowa oraz EDI daje dodatkowe potwierdzenie odbioru, co jest szczególnie ważne przy dużych wolumenach dokumentów.

Dla pełnej efektywności warto skonfigurować automatyczne powiadomienia: system może wysyłać e‑mail z potwierdzeniem wysyłki, a także monitorować status dostarczenia e‑faktury i generować alerty w przypadku nieodebrania dokumentu w określonym czasie. W zaawansowanych wdrożeniach API platformy efaktura.gov.pl łączy się z wewnętrznym ERP, co uruchamia kolejne kroki, np. księgowanie w programie finansowo‑księgowym czy aktualizację statusu płatności. Taki model minimalizuje ręczne czynności, redukuje ryzyko opóźnień i wspiera płynność finansową przedsiębiorstwa.

Kontrahent może pobrać e‑fakturę bezpośrednio w serwisie efaktura.gov.pl, gdzie po zalogowaniu profilem zaufanym widoczne są wszystkie dokumenty z informacją o statusie „nowa” lub „odebrana”. Alternatywnie faktura trafia na wskazany adres e‑mail lub przez platformę B2B/EDI (np. Peppol), co pozwala natychmiast zaimportować ją do systemu ERP i uniknąć ręcznego przepisywania danych.

Proces akceptacji polega na szybkim sprawdzeniu podpisu elektronicznego oraz spójności kwoty do zamówienia (lub dokumentu WZ), a następnie zatwierdzeniu dokumentu w wewnętrznym obiegu – zwykle przez dział zakupów i dział księgowości. Wdrożenie powiadomień automatycznych w modelu „e‑faktura krok po kroku 2025” informuje o każdym etapie akceptacji, co skraca czas rozliczenia i minimalizuje opóźnienia płatności.

Zakończenie procesu e-fakturowania to bezpieczne przechowywanie dokumentów przez wymagany okres. Prawidłowa archiwizacja gwarantuje dostępność faktur w razie kontroli i minimalizuje ryzyko utraty danych. Poniżej opisane są wszystkie kroki niezbędne do zbudowania zgodnego i nowoczesnego archiwum elektronicznego.

E-faktury muszą być dostępne co najmniej 5 lat od końca roku, w którym wystawiono dokument (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). W przypadku podatników CIT okres ten wydłuża się do 10 lat od zamknięcia roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 74 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Kluczowe jest zapewnienie nieprzerwanego dostępu do dokumentów, tak aby organy podatkowe mogły je zobaczyć w oryginalnej formie elektronicznej.

Archiwum musi umożliwiać odczyt plików XML i PDF bez konieczności konwersji, zachowując strukturę JPK_FA. System powinien rejestrować każdy dostęp i modyfikację, prowadząc niezależny dziennik zdarzeń (audit trail). Pliki przechowywane są w formacie niewymagającym późniejszych migracji – rekomendowany jest standard UBL lub zgodny z JPK_FA, a nośnik danych powinien gwarantować trwałość co najmniej przez cały okres archiwizacji.

Dedykowane repozytoria chmurowe lub lokalne systemy DMS (Document Management System) oferują kontrolę wersji, pełnotekstowe wyszukiwanie i automatyczne indeksowanie metadanych (NIP, daty, kwoty netto/brutto). Przykładowo, wdrożenie systemu Alfresco lub SharePoint w połączeniu z modułem e-faktura.gov.pl pozwala na śledzenie statusu dokumentów i generowanie raportów audytowych jednym kliknięciem.

Regularne kopie zapasowe tworzone co najmniej raz dziennie należy przechowywać w odrębnej lokalizacji (off-site lub w innej strefie chmury). Procedura DRP (Disaster Recovery Plan) powinna określać czas przywrócenia (RTO) nie dłuższy niż 48 godzin oraz punkt odtworzenia (RPO) maksymalnie 24 godziny.

Zanim wyślesz e‑fakturę, warto skorzystać z prostej checklisty (plik PDF dostępny przycisk poniżej).

Sprawdź poprawność NIP i danych kontrahenta, dat, numeracji faktury, zgodność pozycji z zamówieniem, stawki VAT i podsumowania netto/brutto. Takie szybkie potwierdzenie ustrzeże przed najczęstszymi błędami — jak fakturowanie na niewłaściwy okres czy brak integracji kwot ze struktury JPK_FA — co w konsekwencji eliminuje konieczność korekt i opóźnienia płatności.

Optymalizacja to kolejny klucz do sprawnej obsługi faktur. Wdrożenie masowej wysyłki e-faktur pozwala wygenerować dziesiątki dokumentów jednym kliknięciem – idealne rozwiązanie przy powtarzalnych zamówieniach. Dzięki integracji przez API z systemem ERP lub platformą e-commerce proces może być całkowicie automatyczny: faktura generuje się i trafia do kontrahenta zaraz po zatwierdzeniu dostawy. Dobre oprogramowanie dodatkowo automatycznie wysyła przypomnienia o płatności, co wspiera płynność finansową i redukuje konieczność manualnej kontroli.

Na polskim rynku dostępnych jest kilka popularnych systemów wspierających fakturowanie elektroniczne — m.in. iFirma, wfirma.pl, Comarch ERP i Sage Symfonia. iFirma i wfirma.pl to rozwiązania chmurowe skierowane do mikroprzedsiębiorców i freelancerów, z prostym interfejsem, podstawowymi modułami fakturowania, rozliczeń VAT i PIT oraz integracją z popularnymi sklepami i bankami. Koszt abonamentu zaczyna się od ok. 30–50 zł miesięcznie, zależnie od liczby dokumentów i poziomu wsparcia technicznego. Comarch ERP i Sage Symfonia to systemy klasy ERP o znacznie szerszym zakresie — obejmują sprzedaż, magazyn, kadry i płace, wsparcie dla KSeF, backup oraz rozbudowane integracje B2B i API. Ceny wdrożenia to kilka tysięcy złotych plus abonament.

Decyzja o wyborze powinna opierać się na takich kryteriach jak: liczba generowanych dokumentów miesięcznie, potrzeba integracji z ERP, sklepowym czy magazynowym środowiskiem oraz wymagana skala wsparcia technicznego. Dla firm generujących kilkaset–tysiąc faktur miesięcznie sprawdzi się Comarch lub Symfonia, które oferują m.in. automatyczne komunikaty z KSeF, pełne logowanie i opcje backupu. 

Comarch ERP wyróżnia się dwoma modelami integracji EDI/KSeF (standard i zaawansowany) oraz przechowywaniem faktur w archiwum Comarch EDI z UPO — zgodnie z wymogami KSeF. Sage Symfonia podobnie oferuje silne wsparcie procesów finansowo-księgowych i lokalne wdrożenie serwerowe, co ułatwia backup i disaster recovery. iFirma i wfirma.pl zapewniają integrację z API sklepów, banków i magazynów, ale tworzenie kopii zależy od usługodawcy (chmura AWS lub OVH) — warto sprawdzić ich zgodność z normami ISO 27001 i RODO.

W Derby Accounting oferujemy wsparcie na każdym etapie wdrażania e-fakturowania — od konfiguracji systemów, przez zabezpieczanie dokumentów, aż po archiwizację zgodnie z polskim prawem. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna! Dzięki praktyce w obsłudze rozwiązań chmurowych, API i EDI, nasz zespół pozwoli Ci wdrożyć model e-faktura krok po kroku 2025 szybko i bezpiecznie.

Jeśli zależy Ci na eliminowaniu błędów, przyspieszeniu płatności i pełnej zgodności dokumentów (JPK_FA, kwalifikowany podpis, e-archiwum), zapraszamy do kontaktu. Z nami nie tylko wprowadzisz nowoczesne procedury, ale również uzyskasz stałe wsparcie księgowe — od generowania e-faktur, po przygotowanie do kontroli. Skorzystaj z naszych usług i przekonaj się, że księgowość może być prosta i skuteczna.

E‑fakturowanie to dziś nie tylko obowiązek wynikający z ustawy o VAT i standardu JPK_FA, ale też narzędzie cyfryzacji, które zabezpiecza dokumenty kwalifikowanym podpisem, automatyzuje procesy i umożliwia płynne zarządzanie obiegiem faktur zgodnie z wymogami prawa. Dzięki przemyślanemu wdrożeniu można sprawnie obsłużyć każdy etap od konfiguracji, przez wystawianie i wysyłkę, aż po archiwizację bez nadmiernego nakładu pracy.

W Derby Accounting zapewniamy wsparcie na każdym etapie: wdrożenie systemów, automatyzację masowych wysyłek i przypomnień o płatnościach.

Zapraszamy także do odwiedzenia zakładki „Aktualności” i „Poradniki” na naszej stronie, gdzie regularnie publikujemy analizy zmian przepisów, praktyczne instrukcje oraz case studies związane z e-fakturowaniem i innymi zagadnieniami księgowymi.

Jeśli chcesz być na bieżąco — polub i śledź nasze profile na Facebooku i Instagramie, gdzie dzielimy się aktualnymi wskazówkami prawnymi, przykładami wdrożeń i zapowiedziami nowych artykułów.