Umowa zlecenie czy umowa o dzieło 2025 – jak wybrać najlepszą formę współpracy?

Rosnąca popularność umów cywilnoprawnych w sektorze małych przedsiębiorstw wynika z ich elastyczności i niższych kosztów zatrudnienia – na koniec września 2024 r. ponad 2,4 mln osób w Polsce wykonywało pracę na podstawie umów zlecenia i pokrewnych. W 2024 r. w CEIDG zarejestrowano prawie 289 tys. jednoosobowych działalności gospodarczych, co skłania mikrofirmy do korzystania z umów zlecenia lub o dzieło zamiast tradycyjnego etatu.

Od 2025 r. wszystkie umowy zlecenia (poza uczniami i studentami do 26. roku życia) będą podlegały oskładkowaniu na ubezpieczenia społeczne, co wpływa na koszty po stronie zleceniodawcy i zleceniobiorcy.

W związku z tym świadomy wybór między umową zlecenie a umową o dzieło jest bardzo ważny dla optymalizacji kosztów i ochrony interesów obu stron. Sprawdź, czym się różnią i która opcja bardziej się opłaca – wszystko wyjaśniamy poniżej.

W polskim prawie zasady dotyczące umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, są opisane w Kodeksie cywilnym. Choć obie dotyczą współpracy, różnią się paroma kwestiami:

Umowa zlecenie (art. 734–751 K.c.) skupia się na wykonaniu określonych czynności – np. doradztwie czy usługach. Najważniejsze jest tu staranne działanie, a nie konkretny rezultat.

Umowa o dzieło (art. 627–646 K.c.) wymaga dostarczenia konkretnego efektu (np. projektu, remontu). Tutaj liczy się rezultat, a nie sam proces pracy.

Umowa zlecenie to jedna z popularnych form współpracy uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 734–751). Jej główna zasada jest prosta: jedna osoba (zleceniobiorca) zobowiązuje się wykonać konkretne zadania – np. prowadzenie mediów społecznościowych czy obsługa klientów w kawiarni – na rzecz drugiej strony (zleceniodawcy). Ważne jest tu „staranne działanie” – zleceniobiorca musi przykładać się do pracy, ale nie gwarantuje konkretnego rezultatu. Liczy się sposób wykonania zadań, a nie efekt końcowy.

Co wyróżnia tę umowę? Elastyczność. Strony mogą samodzielnie ustalać warunki współpracy. Możesz negocjować nie tylko wynagrodzenie (np. stawkę godzinową, ryczałt), ale też zakres obowiązków, terminy czy nawet możliwość przekazania zadania komuś innemu (jeśli zleceniodawca się zgodzi). Dodatkowo, umowa pozwala na różne formy rozliczeń – np. płatność po wykonaniu usługi lub comiesięczne przelewy.

To umowa dla tych, którzy chcą skupić się na procesie pracy, a nie na konkretnym „produkcie”. Idealna tam, gdzie ważne jest regularne działanie, a nie np. dostarczenie gotowego projektu. Jeśli szukasz prostoty i swobody w ustalaniu warunków – warto ją rozważyć!

Umowa rezultatu, nazywana też umową o dzieło, to forma współpracy uregulowana w art. 627–646 Kodeksu cywilnego. Jej istotą jest dostarczenie konkretnego efektu – np. wyremontowanego mieszkania, projektu graficznego czy napisanej strony internetowej.

Wykonawca odpowiada nie tylko za samo działanie, ale przede wszystkim za jakość i terminowość dzieła. Jeśli np. zbudowany garaż ma wady, klient może domagać się ich usunięcia lub obniżenia wynagrodzenia (art. 641 K.c.).

Co ją wyróżnia?

• Skupienie na efekcie: Nie liczy się czas poświęcony na pracę, ale rezultat. Nawet jeśli wykonawca spędzi nad projektem miesiąc, ale nie dostarczy go w umówionej formie – umowa nie jest wypełniona.
• Odpowiedzialność za jakość: Wykonawca musi usunąć wady dzieła na własny koszt (chyba że strony ustalą inaczej). Przykład: Jeśli programista stworzy aplikację z błędami, klient może żądać ich naprawy w wyznaczonym terminie.
• Elastyczność formy: Umowa nie wymaga formy pisemnej, ale warto ją spisać – zwłaszcza przy skomplikowanych projektach. Dokument pomoże uniknąć sporów, np. co do zakresu dzieła lub kryteriów akceptacji.

Przy umowach cywilnoprawnych ważne jest zrozumienie obowiązków związanych ze składkami ZUS oraz zasad opodatkowania. W zależności od tego, czy zawierasz umowę zlecenie, czy umowę o dzieło, zmieniają się zasady naliczania składek, kosztów uzyskania przychodu oraz zgłoszeń do ZUS. Warto też pamiętać o aktualnych zmianach w prawie – np. nowych progach zgłoszeniowych obowiązujących od 2024 roku.

Poniżej znajdziesz konkretne informacje dla każdego typu umowy.

Przy umowie zlecenia składki ZUS są obowiązkowe, chyba że zleceniobiorca podlega innemu ubezpieczeniu (np. jest studentem do 26. roku życia, emerytem lub ma już umowę o pracę). Składki obejmują:

• Emerytalną (9,76%), rentową (1,5%) i wypadkową (1,67%) – finansowane przez zleceniodawcę i zleceniobiorcę (połowa każdej składki po stronie obu stron, np. emerytalna: 9,76% dzieli się na 4,88% płatne przez każdą stronę).
• Zdrowotną (9%) – opłacana wyłącznie przez zleceniobiorcę, od podstawy pomniejszonej o składki społeczne.

Zleceniodawca musi zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od podpisania umowy (formularz ZUS ZZA). Składki odprowadza się do 15. dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc.

W przypadku umowy o dzieło wykonawca nie podlega obowiązkowym składkom ZUS (emerytalna, rentowa, wypadkowa), o ile nie jest jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę. Wyjątkiem są sytuacje, gdy umowa dotyczy działalności gospodarczej wykonawcy – wtedy składki ZUS obowiązują na zasadach ogólnych.

Ubezpieczenie zdrowotne nie powstaje automatycznie z tytułu samej umowy o dzieło. Wykonawca może być jednak zgłoszony do ubezpieczenia, jeśli:

• Prowadzi działalność gospodarczą i opłaca składki zdrowotne samodzielnie,
• Ma inną umowę (np. o pracę lub zlecenie), która gwarantuje mu ubezpieczenie.

Przychód z umowy o dzieło podlega PIT. Wykonawca może odliczyć 20% kosztów uzyskania (lub 50%, jeśli dzieło podlega prawu autorskiemu). Składka zdrowotna (9%) jest dobrowolna – płaci się ją tylko wtedy, gdy wykonawca chce zaliczyć ją jako odliczenie od podatku.

Przychody z umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) podlegają opodatkowaniu PIT według skali podatkowej (12% lub 32%) lub stawki liniowej (19%). Zaliczki na podatek nie są potrącane przez zleceniodawcę – wykonawca sam rozlicza się w zeznaniu rocznym, uwzględniając koszty uzyskania przychodu.

W przypadku umowy zlecenie koszty uzyskania przychodu wynoszą 20% (np. przy prowadzeniu księgowości) lub 50%, jeśli umowa dotyczy praw autorskich (np. pisanie tekstów). Dla umowy o dzieło obowiązują te same zasady – 20% kosztów standardowo lub 50% przy przeniesieniu praw autorskich (np. projektowanie logo).

Każda forma współpracy – umowa zlecenie czy umowa o dzieło – ma swoje plusy i minusy. Wybór zależy od celu współpracy, oczekiwań co do efektu oraz obowiązków formalnych.

Główną zaletą umowy zlecenie jest elastyczność – strony mogą dowolnie ustalać zakres obowiązków, wynagrodzenie (np. godzinowe, ryczałt) i czas trwania współpracy. Zleceniobiorca ma prawo do składek emerytalnej i rentowej, co buduje jego przyszłe świadczenia. Może też łączyć wiele umów (np. pracując dla kilku firm). 

Wadą jest obowiązek opłacania składek ZUS przez zleceniodawcę (chyba że zleceniobiorca jest zwolniony, np. jako student). Brakuje tu też ochrony typowej dla umowy o pracę – nie ma prawa do urlopu, L4 ani ochrony przed nagłym rozwiązaniem umowy.

Zalety umowy o dzieło to głównie brak składek ZUS (chyba że wykonawca jest przedsiębiorcą) i możliwość odliczenia 20% kosztów uzyskania przychodu (50% przy prawach autorskich). Skupia się na konkretnym efekcie – np. dostarczeniu gotowego projektu, co minimalizuje ryzyko niejasności. 

Wadą jest brak ochrony socjalnej – wykonawca nie ma prawa do urlopu ani chorobowego. Ponosi pełną odpowiedzialność za jakość dzieła (np. jeśli projekt strony ma błędy, musi je poprawić bez dodatkowej zapłaty).

Wybór między umową zlecenie a umową o dzieło zależy od charakteru pracy i potrzeb obu stron. Umowa zlecenie sprawdzi się przy regularnych czynnościach (np. obsługa klientów, doradztwo), gdzie liczy się sam proces działania. Umowa o dzieło lepiej pasuje do konkretnych projektów (np. budowa strony internetowej), gdzie istotny jest efekt końcowy.

• Poziom ryzyka: W umowie o dzieło ryzyko ponosi wykonawca – jeśli efekt jest wadliwy, musi go poprawić na swój koszt (art. 641 K.c.). W zleceniu ryzyko jest po stronie zleceniodawcy.
• Koszty dla pracodawcy: Umowa zlecenie generuje wyższe koszty (składki ZUS), a dzieło – niższe (brak składek, poza wyjątkami).
• Preferencje wykonawcy: Jeśli zależy mu na ubezpieczeniu społecznym – lepsze zlecenie. Jeśli na wolności i braku formalności – dzieło.

Umowa zlecenie i umowa o dzieło to dwie różne formy współpracy, z których każda ma swoje specyficzne zastosowanie. Podstawowa różnica polega na tym, że umowa zlecenie koncentruje się na samym procesie wykonywania pracy, podczas gdy umowa o dzieło skupia się na osiągnięciu konkretnego, wymiernego rezultatu. 

W przypadku umowy zlecenia istotne są regularne świadczenia i ciągłość współpracy, co wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS. Natomiast umowa o dzieło, będąc umową rezultatu, zwalnia z tego obowiązku, ale wymaga precyzyjnego określenia oczekiwanego efektu i wiąże się z większą odpowiedzialnością wykonawcy za jakość wykonanej pracy. 

Zachęcamy do skorzystania z usług naszego biura rachunkowego, gdzie nasi specjaliści pomogą dobrać optymalną formę współpracy, przygotują odpowiednią dokumentację oraz zadbają o wszystkie formalności związane z ZUS i podatkami.

Warto też śledzić naszego bloga oraz profile w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram), gdzie regularnie publikujemy aktualne informacje i praktyczne porady dotyczące rozliczeń i zmian w przepisach. 

Pamiętaj, że nieprawidłowo przygotowana umowa może narazić Cię na poważne konsekwencje finansowe — w tym wysokie kary przewidziane w Kodeksie karnym skarbowym. Zamiast ryzykować, lepiej powierzyć tę kwestię profesjonalistom, którzy zapewnią Ci bezpieczeństwo prawne i finansowe.