Rejestracja VAT według obowiązujących przepisów dzieli podatników na zwolnionych oraz czynnych. Zasadniczo to przedsiębiorca decyduje, czy chce zostać czynnym podatnikiem VAT, czy też skorzystać ze zwolnienia, o ile spełnia warunki określone w ustawie.
Kim jest podatnik zwolniony z rejestracji VAT?
Podatnikiem zwolnionym z VAT jest przedsiębiorca, który nie musi rozliczać tego podatku, ponieważ spełnia określone warunki ustawowe. Najczęściej zwolnienie przysługuje podmiotom, których roczny obrót nie przekroczył 200 000 zł.
Dla nowych firm oznacza to, że na starcie działalności mogą korzystać ze zwolnienia, dopóki ich przychody nie przekroczą tego limitu. Nie muszą wówczas składać formularza VAT-R ani rozliczać VAT w deklaracjach.
Jednak istnieją wyjątki – jeśli firma wykonuje czynności wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT (np. świadczy usługi doradcze, prawnicze czy zajmuje się handlem wyrobami akcyzowymi), zwolnienie nie przysługuje. W takim przypadku przedsiębiorca musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.
Kiedy przedsiębiorca staje się czynnym podatnikiem?
Przedsiębiorca musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT w kilku przypadkach:
- Przekroczenie limitu obrotu – jeśli wartość sprzedaży przekroczy 200 000 zł w skali roku, przedsiębiorca traci prawo do zwolnienia i musi złożyć formularz VAT-R przed dokonaniem pierwszej czynności po przekroczeniu progu.
-
Wykonywanie czynności wykluczających ze zwolnienia – niektóre rodzaje działalności zawsze wymagają rejestracji do VAT, niezależnie od obrotu. Wymienia je art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, a należą do nich m.in.:
- dostawa wyrobów z metali szlachetnych,
- dostawa nowych środków transportu,
- usługi prawnicze,
- usługi doradcze,
- usługi jubilerskie.
-
Wykonywanie czynności podlegających VAT – zgodnie z art. 5 ustawy o VAT, obowiązek rejestracji dotyczy firm dokonujących:
- dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium Polski,
- eksportu towarów,
- importu towarów,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
- wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT).
Jeśli przedsiębiorca spełnia którykolwiek z tych warunków, musi zgłosić się do VAT, składając formularz VAT-R przed rozpoczęciem działalności wymagającej opodatkowania.
Kto może skorzystać z usługi?
Rejestracja jako podatnik VAT dotyczy osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które samodzielnie wykonują działalność gospodarczą. Obowiązek ten obejmuje producentów, handlowców, usługodawców, a także rolników oraz podmioty pozyskujące zasoby naturalne.
Kiedy musisz się zarejestrować?
Podmiot ma obowiązek rejestracji jako podatnik VAT, jeśli:
- Wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 000 zł – w tym przypadku zwolnienie traci moc od czynności, którą przekroczono ten próg.
- Sprzedaje towary lub świadczy usługi wymienione w Ustawie o VAT – niektóre branże, np. usługi doradcze, prawnicze, jubilerskie czy dostawa wyrobów z metali szlachetnych, zawsze wymagają rejestracji, niezależnie od obrotu.
Jak liczyć wartość sprzedaży?
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju,
- sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju.
Kto musi się zarejestrować?
Pani Anna prowadzi biuro rachunkowe i oferuje usługi doradcze. Nawet jeśli jej roczny przychód wynosi tylko 50 000 zł, musi być czynnym podatnikiem VAT, ponieważ usługi doradcze są wymienione w ustawie jako wykluczające ze zwolnienia.
Kto nie musi się rejestrować?
Pan Marek sprzedaje rękodzieło na lokalnych targach. Jego roczny obrót wynosi 180 000 zł i nie świadczy usług wymienionych w ustawie. W związku z tym może nadal korzystać ze zwolnienia z VAT.
Kto jest zwolniony z obowiązku rejestracji jako podatnik VAT?
Nie każdy przedsiębiorca musi rejestrować się jako podatnik VAT. Zwolnienie z tego obowiązku może wynikać z dwóch głównych powodów.
Zwolnienie przedmiotowe
Dotyczy firm, które wykonują wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca przekroczy limit sprzedaży, nadal może być zwolniony z VAT. Przykłady takich działalności to:
- usługi medyczne, np. świadczone przez lekarzy i dentystów,
- opieka nad osobami niepełnosprawnymi,
- usługi edukacyjne, np. prowadzenie zajęć przez nauczycieli w szkołach,
- usługi finansowe, takie jak udzielanie kredytów czy pośrednictwo w ubezpieczeniach.
Zwolnienie podmiotowe
Przysługuje przedsiębiorcom, którzy nie przekroczą limitu sprzedaży 200 000 zł w skali roku. Jeśli działalność jest rozpoczęta w trakcie roku, limit ustala się proporcjonalnie do liczby miesięcy prowadzenia działalności.
Jeżeli firma spełnia jeden z powyższych warunków, rejestracja jako podatnik VAT nie jest konieczna.
Na przykład:
Pani Katarzyna otworzyła małą pracownię krawiecką w lipcu. Ponieważ jej limit sprzedaży w 2024 roku wynosi 100 000 zł (bo działalność trwa przez połowę roku), może korzystać ze zwolnienia z VAT, dopóki go nie przekroczy.
Kiedy można (ale nie trzeba) rejestrować się jako podatnik VAT?
Istnieje kilka sytuacji, w których przedsiębiorca ma możliwość, ale nie musi rejestrować się jako podatnik VAT.
Rozpoczęcie działalności w bieżącym roku
Jeżeli firma zaczyna działalność w danym roku podatkowym i przedsiębiorca wie, że nie przekroczy limitu 200 000 zł obrotu netto, obliczanego proporcjonalnie do liczby miesięcy działalności, może wybrać rejestrację do VAT. Należy jednak pamiętać, że jest to decyzja dobrowolna.
Przychody ze sprzedaży w ubiegłym roku
Jeżeli w poprzednim roku podatkowym przychody nie przekroczyły 200 000 zł netto, przedsiębiorca również ma możliwość zarejestrowania się jako podatnik VAT, ale nie ma takiego obowiązku, pod warunkiem, że nie wykonuje czynności wykluczających zwolnienie (np. doradztwo prawne, usługi jubilerskie).
Czynności zwolnione przedmiotowo
W przypadku firm, które wykonują wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT (np. usługi medyczne, edukacyjne, transportowe, opieka nad osobami niepełnosprawnymi), przedsiębiorca może, ale nie musi, zarejestrować się do VAT.
Brak siedziby w Polsce
Jeśli przedsiębiorca nie ma siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej ani stałego miejsca zamieszkania w Polsce, ale świadczy w Polsce usługi takie jak transportowe lub telekomunikacyjne na rzecz osób niebędących podatnikami VAT, ma możliwość rejestracji do VAT w Polsce. Zasady te szczegółowo określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego.
Rejestracja do VAT w tych przypadkach jest dobrowolna, ale może przynieść korzyści, szczególnie jeśli przedsiębiorca chce mieć możliwość odliczenia VAT od zakupów związanych z prowadzoną działalnością.
Rejestracja VAT – krok po kroku
Rejestrację do VAT można przeprowadzić osobiście w urzędzie skarbowym, wysłać formularz listownie lub załatwić sprawę elektronicznie przez platformę biznes.gov.pl. W każdym przypadku należy złożyć formularz VAT-R.
Aby zarejestrować się do VAT, należy wypełnić formularz VAT-R, wybierając jeden z dwóch wariantów:
- rejestracja jako podatnik czynny
- rejestracja jako podatnik zwolniony (opcjonalnie, w zależności od sytuacji)
Formularz VAT-R można złożyć na trzy sposoby:
- Osobiście w urzędzie skarbowym
- Listownie – wysyłając formularz
- Elektronicznie – przez portal Biznes.gov.pl jako załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG lub przez Portal Podatkowy.
Jeżeli wybierzesz portal Biznes.gov.pl, formularz VAT-R będzie częścią wniosku o wpis w CEIDG i możesz go podpisać zarówno podpisem kwalifikowanym, jak i profilem zaufanym. W przypadku Portalu Podatkowego wymagana jest rejestracja z użyciem podpisu kwalifikowanego.
Uwaga: Podając adresy siedziby i miejsca prowadzenia działalności, musisz mieć odpowiedni tytuł prawny do lokalu (np. umowa najmu).
Dla podmiotów zagranicznych dodatkowo mogą być wymagane następujące dokumenty:
- umowa spółki (akt założycielski/akt notarialny/statut)
- aktualny odpis z Rejestru Handlowego (przetłumaczony na polski)
- potwierdzenie rejestracji do VAT w kraju siedziby spółki
- umowa z bankiem potwierdzająca otwarcie rachunku bankowego w Polsce
- szczegółowy opis działalności w Polsce z kodem PKD 2007
W przypadku podmiotów spoza Unii Europejskiej mogą być dodatkowo wymagane umowy lub akty notarialne dotyczące przedstawiciela podatkowego.
Jeżeli firma nie posiada numeru NIP, konieczne będzie również zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2.
Ile kosztuje rejestracja VAT?
Zgłoszenie do VAT nie wiąże się z żadnymi opłatami skarbowymi, więc samo złożenie wniosku jest bezpłatne.
Jednakże, jeśli zdecydujesz się na potwierdzenie rejestracji, będzie to kosztować 170 zł. Jest to opcjonalne, więc tylko jeśli chcesz mieć oficjalne potwierdzenie swojej rejestracji.
Jeżeli korzystasz z pełnomocnika, będziesz musiał zapłacić 17 zł za pełnomocnictwo szczególne (PPS-1), chyba że pełnomocnictwo jest udzielone najbliższym członkom rodziny, takim jak małżonek, dzieci, rodzice, dziadkowie czy rodzeństwo – w takim przypadku opłata nie jest wymagana.
Opłaty skarbowe należy uiścić na konto urzędu miasta lub gminy, który obsługuje Twój urząd skarbowy. Numer konta można znaleźć na stronie internetowej odpowiedniego urzędu.
Natomiast pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) jest całkowicie bezpłatne.
Na przykład:
Jeśli składujesz wniosek w Urzędzie Skarbowym w Rzeszowie, opłatę przelewasz na konto Urzędu Miasta Rzeszów.
Rejestracja VAT – najczęściej zadawane pytania
Kiedy i jak można się odwołać?
Odwołanie od decyzji urzędu skarbowego można złożyć, jeśli decyzja dotycząca rejestracji została wydana niezgodnie z przepisami. W takim przypadku przedsiębiorca ma prawo złożyć odwołanie do wyższej instancji – Dyrektora Izby Skarbowej. W odwołaniu należy wskazać, dlaczego decyzja powinna zostać zmieniona. Odwołanie składane jest w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.
Jakie dokumenty są wymagane do rejestracji do VAT?
Do rejestracji wymaga się wypełnienia formularza VAT-R, który można złożyć osobiście, pocztą lub elektronicznie. W przypadku podmiotów zagranicznych mogą być również wymagane dodatkowe dokumenty, jak np. umowa spółki, aktualny odpis z rejestru handlowego, czy potwierdzenie rejestracji VAT z kraju siedziby spółki.
Co to jest VAT-R?
VAT-R to formularz zgłoszenia rejestracyjnego, który służy do zgłoszenia się jako podatnik VAT. Można go złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl.
Jakie są konsekwencje niezarejestrowania się do VAT na czas?
Niezarejestrowanie się do VAT na czas może prowadzić do obowiązku zapłaty zaległych podatków, a także kar finansowych. Przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zapłacenia VAT-u od transakcji, które byłyby zwolnione, gdyby zarejestrował się w odpowiednim czasie.
Czy muszę rejestrować się do VAT, jeśli wykonuję tylko usługi zwolnione?
Nie, jeżeli wykonujesz wyłącznie usługi zwolnione z VAT, jak np. usługi medyczne czy opieka nad osobami niepełnosprawnymi, nie musisz się rejestrować jako podatnik VAT.
Czy osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, ale nie przekroczyła limitu 200 000 zł sprzedaży, musi się rejestrować do VAT?
Nie, jeśli wartość sprzedaży nie przekroczyła limitu 200 000 zł w ciągu roku podatkowego, przedsiębiorca nie ma obowiązku rejestracji do VAT, chyba że wykonuje czynności, które wykluczają zwolnienie podmiotowe.
Co zrobić, jeśli przekroczyłem limit 200 000 zł sprzedaży?
W przypadku przekroczenia limitu 200 000 zł, należy niezwłocznie zarejestrować się do VAT. Zwolnienie podmiotowe traci wtedy moc począwszy od dnia, w którym limit został przekroczony.
Czy muszę płacić VAT od sprzedaży towarów za granicę?
Zasadniczo eksport towarów jest zwolniony z VAT, ale wymaga rejestracji i spełnienia odpowiednich warunków, by skorzystać z tego zwolnienia.
Jak obliczyć wartość sprzedaży, jeśli rozpoczynam działalność w trakcie roku?
Jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, limit wartości sprzedaży oblicza się proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których prowadzisz działalność.
Kiedy muszę zgłosić zmianę danych w VAT?
Zmiany w danych rejestracyjnych (np. adres siedziby, zmiana działalności) należy zgłosić w ciągu 7 dni od wystąpienia zmiany. Zgłoszenie można zrobić poprzez złożenie formularza VAT-R.
Podsumowanie
Rejestracja do VAT jest obowiązkowa, gdy wartość sprzedaży przekroczy określony limit lub gdy wykonywane usługi wykluczają zwolnienie z VAT. Przedsiębiorcy mają kilka opcji zgłoszenia się, zarówno osobiście, jak i elektronicznie, przy czym proces jest prosty i bezpłatny, o ile nie wiąże się z dodatkowymi opłatami skarbowymi. Warto zatem dobrze poznać przepisy i działać zgodnie z wymogami prawa.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące zwolnienia z VAT, skorzystaj z naszych bezpłatnych konsultacji – chętnie pomożemy! Sprawdź także inne artykuły na naszym blogu, gdzie znajdziesz przydatne informacje o podatkach i prowadzeniu działalności. Dołącz do naszej społeczności na Facebooku oraz Instagramie, aby być na bieżąco z najnowszymi poradami i zmianami w przepisach.
Czekamy na Ciebie!